Con el fin de que las entidades públicas tramiten correctamente las anotaciones a que haya lugar en el RPCA, deben dar estricto cumplimiento a las instrucciones contenidas en las Circulares 03 y 04 de 2016, las cuales señalan el procedimiento y requisitos de inscripción, actualización, anotación por comisión en empleo de libre nombramiento y remoción o de periodo fijo y cancelación definitiva del RPCA, pueden ser consultadas y descargadas en el siguiente link: https://www.cnsc.go

Las solicitudes de Inscripción, Actualización, Cancelación y Anotación por comisión en empleo de libre nombramiento y remoción o de periodo fijo, deberán ser presentadas únicamente por el jefe de la unidad de personal o por quien haga sus veces en la entidad donde el empleado presta sus servicios.

Las autoridades a quienes se les ha otorgado la delegación para el manejo y la administración del RPCA, son los encargados de certificar lo correspondiente con el RPCA.

La CNSC es la encargada de la administración y vigilancia del Sistema Específico de Carrera del Instituto Nacional Penitenciario- INPEC y del Sistema Especial de Carrera Docente, no obstante, se ha realizado la delegación del manejo y la administración de los correspondientes RPCA, otorgando al Director General del INPEC, a los Secretarios de Educación de las Entidades Territoriales Certificadas en Educación y a la Escuela Tecnológica Instituto Técnico Central, la respectiva función.

Una vez superadas todas las etapas del proceso de selección o concurso con evaluación satisfactoria de su periodo de prueba, el servidor adquiere los derechos de carrera administrativa, los cuales serán declarados con la anotación en el RPCA.

El RPCA contiene la anotación, formal, histórica y consecutiva, de aquellos datos relacionados con el servidor público que ha adquirido derechos de carrera en uno de los sistemas administrados por la CNSC; las anotaciones que conforman el RPCA son las siguientes:

a. Inscripción.

Es una anotación, formal del servidor público que:

Los datos mínimos que deben incluirse en el RPCA, son:

• Nombres y apellidos del empleado

• Género

• Identificación

• Denominación del empleo, código, grado

• Jornada laboral

• Nombre de la entidad

• Tipo de inscripción

• No. de folios y No. de orden

• Fecha en la cual se presentó la novedad que se registra

• Fecha en la cual se efectuó la anotación.

Conforme al Artículo 2.2.7.1 del Decreto No. 1083 de 2015, el RPCA está conformado por los servidores públicos inscritos en el mismo, en vigencia del Decreto-Ley No. 11732 de 1960, Decreto No. 1650 de 1973, Decreto No. 583 de 1984, las Leyes 27 de 1992, 443 de 1998 y 909 de 2004. Además de lo anterior, las anotaciones que hacen parte del Registro serán las registradas por la actual CNSC, el Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP o las Extintas Comisiones Seccionales de la época en las cuales los servidores adquirieron sus derechos de carrera administrativa.

La Ley 909 de 2004 establece como responsable del RPCA a la Comisión Nacional del Servicio Civil - CNSC quien a través de la Dirección de Administración de Carrera Administrativa - DACA realiza la administración, organización, actualización y control del mismo, así como, de expedir las certificaciones correspondientes. De igual forma el Artículo 2.2.7.1 del Decreto No. 1083 de 2015 determina que la CNSC es la responsable del tratamiento de los datos contenidos en el RPCA.

El artículo 2.2.7.6. del Decreto No. 1083 de 2015, detalla que para todos los efectos se considera como empleados de carrera a quienes estén inscritos en el RPCA y a quienes habiendo superado satisfactoriamente el período de prueba no se encuentren registrados en él.