Preguntas Frecuentes

Una vez la lista de elegibles ha cobrado firmeza, la Comisión Nacional del Servicio Civil de conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.6.21 del Decreto 1083 de 2015, debe enviar copia de la misma al jefe de la entidad para la cual se realizó el concurso de méritos para que dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al envío de la lista de elegibles y en estricto orden de mérito se produzca el nombramiento en período de prueba en el empleo objeto del concurso, el cual no podrá ser provisto bajo ninguna otra modalidad, una vez recibida la lista de elegibles.

Expedido el acto administrativo de nombramiento, la entidad nominadora tiene diez (10) días para comunicarlo al elegible y este cuenta con diez (10) días para tomar posesión, al tenor de lo establecido en los artículos 2.2.5.1.6  y 2.2.5.1.7 del Decreto 648 de 2017, según el siguiente tenor literal:

“Comunicación y término para aceptar el nombramiento. El acto administrativo de nombramiento se comunicará al interesado por escrito, a través de medios físicos o electrónicos, indicándole que cuenta con el término de diez (10) días para manifestar su aceptación o rechazo.”

“Plazos para la posesión. Aceptado el nombramiento, la persona designada deberá tomar posesión del empleo dentro de los diez (10) días hábiles siguientes. Este término podrá prorrogarse, por escrito, hasta por noventa días (90) hábiles más, si el designado no residiere en el lugar de ubicación del empleo, o por causa justificada a juicio de la autoridad nominadora.”

En este sentido, si por alguna razón justificada, el elegible no puede tomar posesión del empleo en el término previsto anteriormente, aceptado el nombramiento en período de prueba podrá solicitar prórroga para posesionarse hasta por noventa (90) días hábiles más, si el designado no residiere en el lugar de ubicación del empleo, o por causa justificada a juicio de la autoridad nominadora.  

Según lo dispuesto por el artículo 14 del Decreto Ley 760 de 2005, la Comisión de Personal de la respectiva entidad, podrá solicitar a la Comisión Nacional del Servicio Civil dentro de los cinco (5) días siguientes a la publicación de la lista de elegibles, la exclusión de la persona o personas que figuren en ella, cuando haya comprobado cualquiera de los siguientes hechos:

“14.1. Fue admitida al concurso sin reunir los requisitos exigidos en la convocatoria.
14.2. Aportó documentos falsos o adulterados para su inscripción.
14.3. No superó las pruebas del concurso.
14.4. Fue suplantada por otra persona para la presentación de las pruebas previstas en el concurso.
14.5. Conoció con anticipación las pruebas aplicadas.
14.6. Realizó acciones para cometer fraude en el concurso”.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.2.11.2.5. del Decreto 1083 de 2015, el pago de la indemnización estará a cargo de la entidad que retira al empleado y deberá cancelarse en efectivo dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha de liquidación de la misma. En caso de mora en el pago se causarán intereses a favor del exempleado a la tasa variable de los depósitos a término fijo (DTF) que señale el Banco de la República, a partir de la fecha del acto de liquidación.

De igual manera, el parágrafo del artículo en mención precisa que los valores cancelados por concepto de indemnización no constituyen factor para la liquidación de ningún beneficio laboral, pero son compatibles con el reconocimiento y el pago de las prestaciones sociales a que tuviere derecho el empleado retirado.

Con todo lo anterior, es necesario precisar que la indemnización de la que habla el artículo 44 de la Ley 909 de 2004, no puede concurrir al mismo tiempo con los derechos de incorporación y reincorporación.

Al respecto, el inciso tercero del artículo 2.2.11.2.1 del Decreto 1083 de 2015, dispone que “…De no ser posible la reincorporación dentro del término señalado en el decreto ley, el exempleado tendrá derecho al reconocimiento de la indemnización y será retirado del Registro Público de Carrera”.

El servidor puede coadyuvar en el  trámite si tiene conocimiento de empleos iguales o equivalentes al suprimido, en los cuales se pueda efectuar la reincorporación; sin embargo, su información estará sujeta al reporte realizado por las entidades de orden nacional y territorial en el Sistema de Apoyo para la Igualdad, el Mérito y la Oportunidad – SIMO. Lo anterior en cumplimiento de lo dispuesto en el numeral 3º de la Circular 005 de 2016.

De conformidad con lo dispuesto en la Circular N°. 003 del 10 de marzo de 2011 “Por la cual se establece los requisitos y documentación exigida para dar inicio al procedimiento de reincorporación ante la CNSC”, en caso que el ex servidor opte por la reincorporación, el jefe de la entidad, en su calidad de autoridad nominadora, debe enviar la siguiente documentación a la CNSC para iniciar el trámite administrativo, en expediente individual por cada solicitante:

1. Oficio informando a la CNSC de la supresión del empleo, indicando que el exservidor ejerció el derecho a la reincorporación.
2. Copia del oficio mediante el cual se le comunicó la desvinculación del empleo.
3. Certificar que no hubo o no cursa reclamación por falta de incorporación en primera instancia ante la Comisión de Personal de la entidad. En caso de haber existido dicha reclamación, esta debe encontrarse decidida en primera instancia y no estar impugnada ante la CNSC; para demostrarlo se remitirá copia del pronunciamiento respectivo que emita la Comisión de Personal.
4. Copia de la comunicación mediante la cual el exservidor manifestó la decisión de optar por la reincorporación dentro de los términos establecidos en el Decreto 760 de 2005.
5. Emitir certificación laboral en la cual se señale:
a. Constancia de la formación académica y del tiempo de experiencia (distinguiendo si es laboral, profesional o relacionada), de acuerdo con los antecedentes que reposen en la historia laboral del exservidor.
b. Señalar la dependencia donde se encontraba ubicado el empleo.
c. Informar datos personales como dirección y teléfono donde se pueda ubicar al exservidor.
d. Enviar copia del manual de funciones y competencias del respectivo empleo.
e. Certificación de la asignación salarial básica mensual recibida por el ex servidor, con ocasión del empleo de carrera que ostentaba al momento de la supresión e indicar el año respectivo.
f. Allegar copia de la certificación o del acto administrativo que indique la inscripción en el Registro de Carrera Administrativa del exservidor que solicitó la reincorporación.

La competencia para solicitar a la CNSC que adelante los trámites para la reincorporación con ocasión de la supresión de un empleo, la tiene la entidad en donde se suprimió dicho empleo, siempre que el ex servidor haya optado por esta alternativa. En consecuencia, una vez el ex servidor manifieste su decisión de optar por la reincorporación sobre la indemnización, ésta deberá ser remitida por la entidad a la CNSC junto con la documentación requerida en la Circular No. 003 del 10 de marzo de 2011  y sólo cuando la misma se encuentre completa, comenzará a correr el término de seis (6) meses para revisar las posibilidades de su reincorporación, es decir, se iniciará el proceso de Reincorporación teniendo en cuenta el término estipulado en el numeral 1º del artículo 28 del Decreto Ley 760 de 2005.

No obstante lo anterior, si la Entidad en la que se desempeñaba el exservidor, desapareció del mundo jurídico producto de liquidación o supresión de la misma, éste tendrá la posibilidad de presentar la solicitud de reincorporación en un empleo igual o equivalente al suprimido directamente a la Comisión Nacional del Servicio Civil, allegando la documentación requerida para dicho trámite en la Circular 003 de 2011; lo anterior, teniendo en cuenta que ante la inexistencia de la entidad no es posible que el ex servidor haga uso de la reclamación a que se refiere  el artículo 31 del Decreto Ley 760 de 2005.

La reincorporación es un derecho al que puede optar el ex servidor de carrera administrativa, cuando se hayan presentado las situaciones planteadas en el artículo 44 de la Ley 909 de 2004, y no sea posible su incorporación en la nueva planta de personal de la entidad, incluso, después de haberse surtido el proceso de reclamación en primera instancia ante la respectiva Comisión de Personal y, en segunda, de ser el caso, ante la Comisión Nacional del Servicio Civil.

Un empleo es equivalente a otro cuando: (i) tiene asignadas funciones iguales o similares; (ii) para su desempeño se exijan requisitos de estudio, experiencia y competencias laborales iguales o similares; y (iii) tengan una asignación básica mensual igual o superior, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 2.2.11.2.3 del Decreto 1083 de 2015.

La incorporación cuenta con las siguientes características, de acuerdo con su desarrollo legal como derecho preferencial:

a) No es una potestad discrecional o facultativa, es una obligación del nominador, quien antes de efectuar la supresión del empleo debe constatar si existe empleo igual o equivalente para mantener la vinculación laboral.

b) La incorporación tiene lugar en la nueva planta de personal de la Entidad pública o en aquellas que hayan asumido las funciones públicas propias de la Entidad a la que se encontraba vinculado un servidor.

c) La verificación de la posibilidad de materializar la incorporación tiene oportunidad de manera previa al retiro del servicio, pues se entiende que el nominador después de examinar la nueva planta de empleos, encontró un empleo con condiciones iguales o equivalentes en el que se pueda realizar.

d) Ante la supresión efectiva de un empleo, es obligación de la entidad informarle al ex servidor público con derechos de carrera que conforme a las normas legales y reglamentarias puede optar por:

• Reclamar en primera instancia ante la Comisión de Personal e impugnar tal decisión ante la Comisión Nacional del Servicio Civil  por considerar que le asiste el derecho a ser incorporado o por encontrarse ante una incorporación efectuada de manera incorrecta.

• Solicitar ser reincorporado en un empleo igual o equivalente.

• Aceptar la indemnización contemplada en el artículo 44 de la Ley 909 de 2004.

El Jefe de la Unidad de Personal debe expresar los motivos sustanciales por los cuales no fue procedente la incorporación de un servidor con derechos de carrera y comunicar al afectado.

La incorporación es un derecho preferencial que ostentan los servidores públicos de carrera administrativa a ser vinculados en empleos iguales o equivalentes en la nueva planta de personal, como consecuencia de la supresión de los cargos respecto de los cuales ostenten derechos de carrera; la cual de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 44 de la ley 909 de 2004, surge por la liquidación, reestructuración, supresión o fusión de entidades, organismos o dependencias, o del traslado de funciones de una entidad a otra, o por modificación de planta de personal.

De no ser posible incorporar al servidor, el Jefe de la Unidad de Personal de la entidad debe comunicar tal circunstancia al afectado, indicando de manera clara y precisa las razones por las cuales no es posible la incorporación, así como la posibilidad de optar por ser reincorporado a un empleo igual o equivalente, o a recibir  indemnización.

Tal como lo dispone el artículo 30 del Decreto Ley 760 de 2005,  el exservidor deberá manifestar su decisión frente a alguna de las dos alternativas señaladas, mediante escrito dirigido al jefe de la entidad u organismo dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha de recibo de la comunicación,. Si no manifestare su decisión dentro de este término, se entenderá que opta por la indemnización.

Una vez la CNSC recibe los documentos enunciados en el numeral anterior, efectúa la verificación y procede a realizar estudio técnico de equivalencia entre el empleo del cual es titular y el posible empleo en el que puede ser reubicado, acogiendo los parámetros previsto en el artículo 2.2.11.2.3 del Decreto 1083 de 2015, con el propósito de ordenar la reubicación correspondiente.

De acuerdo con la Circular 004 de 2017 expedida por la CNSC , la solicitud de reubicación puede ser presentada por el servidor en condición de desplazamiento forzado por razones de violencia, o por el Nominador. En todo caso el servidor debe acreditar que se encuentra incluido en el Registro Único de Víctimas y que ostenta derechos de carrera administrativa; adicionalmente, se debe remitir la siguiente información y documentación:

1. Datos personales de contacto del servidor público en condición de desplazamiento forzoso por razones de violencia (dirección física, dirección electrónica, números telefónicos).

2. Lista por orden de prioridad de cinco (5) sedes o entidades donde el servidor público en condición de desplazamiento forzoso por razones de violencia desearía se efectuará la reubicación, en un empleo igual o equivalente al empleo del cual es titular con derechos de carrera administrativa.

El listado propuesto por el servidor público, no impide a la CNSC efectuar la reubicación en una sede o entidad diferente a las sugeridas por dicho servidor, esto en consideración a que una vez realizado el correspondiente estudio técnico en las sedes o entidades previamente señaladas por el servidor, no se encuentre un empleo igual o equivalente en vacancia definitiva que cumpla con los parámetros establecidos que rigen las normas de carrera administrativa, lo que busca dar celeridad al proceso.

3. Certificación que contenga la denominación, código y grado del empleo en el que ostenta derechos de carrera administrativa el servidor al momento de su desplazamiento forzoso.

4. Soportes de la formación académica del servidor público que repose en la hoja de vida (diplomas y/o certificaciones)

5. Certificaciones de experiencia del servidor público que repose en la hoja de vida. (Según lo dispuesto en los criterios definidos en el artículo 2.2.2.3.8 del Decreto 1083 de 2015).

6. Copia del manual de funciones y competencias laborales del empleo, donde se identifique propósito del empleo, funciones, denominación, código, grado, dependencia, requisitos de estudio y de experiencia, conforme lo dispuesto en el artículo 2.2.2.6.2 del Decreto 1083 de 2015.

7. Copia del acto administrativo o certificación de salario en el  cual se establece la escala salarial del empleo en el cual el servidor público ostenta derechos de carrera para el momento de su desplazamiento forzoso por razones de violencia y el salario actual.

De conformidad con la Ley 387 de 1997, se define como víctima:

Es victima toda persona a quien le han vulnerado su integridad física, su seguridad o libertad personal o quien se encuentre directamente amenazado con ocasión de cualquiera de las siguientes situaciones: Conflicto armado interno; disturbios y tensiones interiores, violencia generalizada, violaciones masivas de los Derechos Humanos, infracciones al Derecho Internacional Humanitario u otras circunstancias emanadas de las situaciones anteriores que puedan alterar drásticamente el orden público.

De conformidad con el artículo 52 de la Ley 909 de 2004 y la Ley 1448 de 2011, consiste en reubicar al servidor público en sede distinta a aquella donde se encuentre ubicado el cargo del cual es titular, o en otra entidad diferente de aquella donde ocurrió el hecho víctimizante.

De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 2.2.5.3.2 del Decreto 1083 de 2015, la provisión definitiva de los empleos de carrera se efectuará teniendo en cuenta el siguiente orden:

1. “Con la persona que al momento de su retiro ostentaba derechos de carrera y cuyo reintegro haya sido ordenado por autoridad judicial.

2. Por traslado del empleado con derechos de carrera que demuestre su condición de desplazado por razones de violencia en los términos de la Ley 387 de 1997, una vez impartida la orden por la Comisión Nacional del Servicio Civil.

3. Con la persona de carrera administrativa a la cual se le haya suprimido el cargo y que hubiere optado por el derecho preferencial a ser reincorporado a empleos iguales o equivalentes, conforme con las reglas establecidas en el presente Decreto y de acuerdo con lo ordenado por la Comisión Nacional del Servicio Civil.

4. Con la persona que al momento en que deba producirse el nombramiento ocupe el primer puesto en lista de elegibles para el empleo ofertado que fue objeto de convocatoria para la respectiva entidad.

Si agotadas las anteriores opciones no fuere posible la provisión del empleo, deberá adelantarse proceso de selección específico para la respectiva entidad.
Parágrafo 1. Una vez provistos en período de prueba los empleos convocados a concurso con las listas de elegibles elaboradas como resultado de los procesos de selección, tales listas, durante su vigencia, sólo podrán ser utilizadas para proveer de manera específica las vacancias definitivas que se generen en los mismos empleos inicialmente provistos, con ocasión de la configuración para su titular de alguna de las causales de retiro del servicio consagradas en el artículo 41 de la Ley 909 de 2004.

Parágrafo 2. Cuando la lista de elegibles elaborada como resultado de un proceso de selección esté conformada por un número menor de aspirantes al de empleos ofertados a proveer, la administración, antes de efectuar los respectivos nombramientos en periodo de prueba y retirar del servicio a los provisionales, deberá tener en cuenta el siguiente orden de protección generado por:

1. Enfermedad catastrófica o algún tipo de discapacidad.
2. Acreditar la condición de padre o madre cabeza de familia en los términos señalados en las normas vigentes y la jurisprudencia sobre la materia.
3. Ostentar la condición de pre pensionados en los términos señalados en las normas vigentes y la jurisprudencia sobre la materia.
4. Tener la condición de empleado amparado con fuero sindical.”

Hace referencia a aquellos empleos de carrera administrativa que no han sido provistos por el sistema de mérito, o que, habiendo sido provistos por este medio, quedaron vacantes por alguna causal de retiro del servicio como: renuncia, muerte del titular, reconocimiento de la pensión de vejez o el nombramiento en ascenso luego de ganar concurso de méritos en la misma entidad o en otra entidad administrada y vigilada por la CNSC.

De conformidad con el artículo 258 de la Constitución Política y el artículo 53 y siguientes del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, las entidades públicas pueden utilizar medios electrónicos que tengan a su disposición para realizar de forma virtual la jornada de votación de la elección de los representantes de los empleados ante la Comisión de Personal, toda vez que el fin de este procedimiento es lograr la conformación de dicho cuerpo colegiado, el cual tiene a su cargo funciones muy importantes para la gestión del empleo público al interior de cada entidad y organismo del Estado.

Igualmente, el uso de herramientas tecnológicas facilita la interrelación de los servidores con la administración en los procesos que ésta adelanta.

En las elecciones que se realicen de forma virtual, la entidad pública deberá al menos: (i) identificar los servidores que se encuentran habilitados para votar, (ii) señalar la fecha en que se realizará la jornada virtual de votación, (iii) hacer el escrutinio y la declaratoria virtual de la elección, y (iv) dejar trazabilidad de todo el proceso.

Asimismo, la entidad deberá establecer mecanismos idóneos de seguridad, control y auditoría de la información que garanticen la publicidad, participación, transparencia, así como la veracidad del proceso electoral.

Ver concepto completo

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1. Aprobado por unanimidad en sesión de Sala Plena del 21 de abril de 2020.
2. "El voto es un derecho y un deber ciudadano. El Estado velará porque se ejerza sin ningún tipo de coacción y en forma secreta por los ciudadanos en cubículos individuales instalados en cada mesa de votación sin perjuicio del uso de medios electrónicos o informáticos. En las elecciones de candidatos podrán emplearse tarjetas electorales numeradas e impresas en papel que ofrezca seguridad, las cuales serán distribuidas oficialmente. La Organización Electoral suministrará igualitariamente a los votantes instrumentos en los cuales deben aparecer identificados con claridad y en iguales condiciones los movimientos y partidos políticos con personería jurídica y los candidatos. La ley podrá implantar mecanismos de votación que otorguen más y mejores garantías para el libre ejercicio de este derecho de los ciudadanos (…) Parágrafo 2º. Se podrá implementar el voto electrónico para lograr agilidad y transparencia en todas las votaciones.” 
3. “Procedimientos y trámites administrativos a través de medios electrónicos. Los procedimientos y trámites administrativos podrán realizarse a través de medios electrónicos. Para garantizar la igualdad de acceso a la administración, la autoridad deberá asegurar mecanismos suficientes y adecuados de acceso gratuito a los medios electrónicos, o permitir el uso alternativo de otros procedimientos. (…)".

{slider-ex_16. Quién está habilitado para presentar reclamación laboral en segunda instancia ante la CNSC? |blue|closed}

El único habilitado es el reclamante, quién es aquel que al considerar vulnerado su derecho preferencial de encargo activó la reclamación laboral en primera instancia ante la Comisión de Personal de la entidad.

Ante la situación planteada, dichos funcionarios pueden acudir a la Oficina de Control Interno Disciplinario de la entidad con el fin de poner en evidencia la omisión del cumplimiento de las funciones de dicho Cuerpo Colegiado. Lo anterior sin perjuicio de las acciones que pueda iniciar la Comisión Nacional del Servicio Civil conforme a las facultades conferidas constitucional y legalmente, particularmente lo dispuesto en el parágrafo segundo del artículo 12 de la Ley 909 de 2004.

Al respecto se precisa que las Comisiones de Personal Seccionales o Regionales no  tienen asignadas las funciones establecidas en los literales d) y e) del artículo 16 de la Ley 909 de 2004, tal y como lo determina el artículo 6° del Decreto Ley 760 de 2005, en los siguientes términos:

“ARTÍCULO 6. Las funciones asignadas a las Comisiones de Personal, en los literales d) y e) del artículo 16 de la Ley 909 de 2004 no podrán ser ejercidas por las Comisiones de Personal de las dependencias regionales o seccionales de las entidades.”

En consecuencia, las Comisiones de Personal Seccionales o Regionales no cuentan con la competencia funcional para:

i) Conocer en primera instancia, de las reclamaciones que formulen los empleados de carrera que hayan optado por el derecho preferencial a ser vinculados, cuando se les supriman los empleos, por considerar que han sido vulnerados sus derechos y; (Literal d) del artículo 16 de la Ley 909 de 2004). 

ii) Conocer en primera instancia, de las reclamaciones que presenten los empleados por los efectos de las incorporaciones a las nuevas plantas de personal de la entidad o por desmejoramiento de sus condiciones laborales o por los encargos. (Literal e) del artículo 16 de la Ley 909 de 2004).