Preguntas Frecuentes

Las solicitudes de anotación en el RPCA están sujetas al análisis de la situación que dio lugar a la superación del periodo de prueba y a la movilidad laboral, verificando que estas se hubiesen efectuado conforme a los parámetros legales establecidos; en virtud a lo anterior, la CNSC puede negar solicitudes de inscripción y actualización en el RPCA a servidores públicos de conformidad a lo señalado en el artículo 2.2.7.6. del Decreto No. 1083 de 2015.

Los casos en los cuales se resuelve negando las solicitudes de anotación, se detallan a continuación:

• Inscripción y actualización por ascenso: Debido a que la adquisición de derechos de carrera administrativa no cumple con los lineamientos establecidos en la norma de carrera vigentes para la época.

• Actualización por incorporación: Esta decisión deriva del análisis de equivalencia entre los empleos objeto de estudio, e

No puede ser inscrito en el RPCA, dado que, los nombramientos en provisionalidad no otorgan derechos de carrera administrativa, por lo tanto, este empleo se encuentra en vacancia definitiva y debe ser provisto por medio de un concurso acorde con la normatividad vigente.

No, las únicas anotaciones son: Inscripción, actualización, anotación por comisión en empleo de libre nombramiento y remoción o de periodo fijo y cancelación definitiva del RPCA.

En este caso, no se requiere de la presentación de renuncia por parte del servidor de carrera, salvo que de manera libre y espontánea decida radicarla, caso en el cual, la administración procederá a declarar la vacancia definitiva del empleo que desempeñaba y a solicitar a la CNSC la cancelación de su inscripción en el Registro Público de Carrera.

El servidor inscrito en carrera que con ocasión de un proceso de selección ocupe un orden de elegibilidad que le permita ascender por mérito a otro empleo de carrera administrativa, comunicará su nombramiento en periodo de prueba a la entidad en la que se encuentra vinculado, así como la fecha en la que tomará posesión del cargo, para que se proceda a declarar la vacancia temporal del empleo que desempeña, la cual se hace efectiva a partir del momento en que tome posesión en periodo de prueba.

El Jefe de la unidad de personal de la Entidad o el servidor público interesado, deberá enviar a la CNSC los documentos que acrediten el empleo objeto de inclusión en el RPCA. Estos documentos, pueden constituirse desde el certificado de la Extinta Comisión Seccional de la época, hasta los actos administrativos en los cuales se nombró y posesionó en periodo de prueba el aludido servidor.

El Acuerdo No. 007 de 2014 expedido por el Archivo General de la Nación, establece los lineamientos para la reconstrucción de expedientes con el propósito de lograr su integralidad, autenticidad, originalidad y disponibilidad. Es procedente y acorde, vincular a los servidores con el propósito de cimentar nuevamente sus expedientes. 
Para mayor información se puede consultar en el siguiente link del Archivo General de la Nación: https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-007-de-2014/

Ante la ausencia de alguno de los documentos exigidos en la Circular No. 003 de 2016, esta situación debe ser puesta en conocimiento de la CNSC al momento de presentar la solicitud, y se deberá certificar lo sucedido. En todo caso, de considerarse que la inexistencia de alguno de estos documentos, no permita resolver de fondo la solicitud presentada, se deberá proceder con la reconstrucción del expediente.

La decisión sobre una anotación en el RPCA se notifica de la siguiente manera:

1. De acuerdo a lo previsto en el artículo 35 de la Ley 909 de 2004, por medio de la consulta en la página de la CNSC, en el link “Consulte en línea Registro de Carrera” http://gestion.cnsc.gov.co/ConsultaAnotaciones/ dispuesto en el portal web; esta forma de notificar, se usa cuando se resuelve aprobar la anotación de inscripción, actualización, comisión para desempeñar un empleo de libre nombramiento y remoción o de periodo fijo en el RPCA.
2. Personalmente, en atención a lo determinado en el artículo 67 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo; este tipo de notificación, se utiliza cuando se resuelve negar las solicitudes de: inscripción, actualización y cuando se cancela en el RPCA la inscripción de un servidor.
3. Por aviso, en caso de no ser posible la notificación personal con fundamento en el artículo 69 de la citada norma.

A continuación, se mencionarán las razones por las cuales se efectúa devolución de documentos:

Solicitud de anotación incompleta:

• El Jefe de la unidad de personal o quien haga sus veces, solicita anotaciones en el RPCA, presentando documentos diferentes a los establecidos en la Circular No. 03 de 2016.

Anotación ya realizada:

• Sí en los documentos aportados en la solicitud se evidencia que corresponden a la última anotación registrada.

Sin respuesta a previo requerimiento de documentos:

• Del análisis de los documentos allegados a la CNSC sobre la anotación en el RPCA de un servidor público, se evidencia la ausencia de documentos que no permiten resolver de fondo, por lo que se procede a requerir la información faltante; sí pasado el tiempo estipulado para contestar a la solicitud, la documentación no fue allegada, se procederá a efectuar la devolución del trámite.

A través de solicitud formal el servidor público interesado o el Jefe de la unidad de personal de la entidad donde éste labora, podrá presentar formalmente el trámite de inclusión de anotaciones faltantes del servidor público, efectuadas por las Extintas Comisiones Seccionales, DAFP y Contralorías Territoriales, adjuntando a la misma, los documentos que den cuenta del trámite a efectuar.

En caso de evidenciarse error o ausencia de alguno de los datos personales de la anotación surtida en el Registro Público, el jefe de la unidad de personal de la entidad o el servidor público interesado, deberá solicitar mediante oficio la corrección y/o inclusión de datos faltantes en la anotación, adjuntando copia de la cédula de ciudadanía del servidor público.

Para consultar y/o descargar el certificado de Registro Público se debe ingresar en el link “Consulte en línea Registro de Carrera” http://gestion.cnsc.gov.co/ConsultaAnotaciones/ , dispuesto en la página web de esta Comisión Nacional.

Con el fin de que las entidades públicas tramiten correctamente las anotaciones a que haya lugar en el RPCA, deben dar estricto cumplimiento a las instrucciones contenidas en las Circulares 03 y 04 de 2016, las cuales señalan el procedimiento y requisitos de inscripción, actualización, anotación por comisión en empleo de libre nombramiento y remoción o de periodo fijo y cancelación definitiva del RPCA, pueden ser consultadas y descargadas en el siguiente link: https://www.cnsc.gov.co/index.php/carrera-administrativa/registro-publico-de-carrera-administrativa-cd

Las solicitudes de Inscripción, Actualización, Cancelación y Anotación por comisión en empleo de libre nombramiento y remoción o de periodo fijo, deberán ser presentadas únicamente por el jefe de la unidad de personal o por quien haga sus veces en la entidad donde el empleado presta sus servicios.

Las autoridades a quienes se les ha otorgado la delegación para el manejo y la administración del RPCA, son los encargados de certificar lo correspondiente con el RPCA.

La CNSC es la encargada de la administración y vigilancia del Sistema Específico de Carrera del Instituto Nacional Penitenciario- INPEC y del Sistema Especial de Carrera Docente, no obstante, se ha realizado la delegación del manejo y la administración de los correspondientes RPCA, otorgando al Director General del INPEC, a los Secretarios de Educación de las Entidades Territoriales Certificadas en Educación y a la Escuela Tecnológica Instituto Técnico Central, la respectiva función.

Una vez superadas todas las etapas del proceso de selección o concurso con evaluación satisfactoria de su periodo de prueba, el servidor adquiere los derechos de carrera administrativa, los cuales serán declarados con la anotación en el RPCA.

El RPCA contiene la anotación, formal, histórica y consecutiva, de aquellos datos relacionados con el servidor público que ha adquirido derechos de carrera en uno de los sistemas administrados por la CNSC; las anotaciones que conforman el RPCA son las siguientes:

a. Inscripción.

Es una anotación, formal del servidor público que:

• Habiendo aprobado satisfactoriamente el período de prueba, obtiene los derechos de carrera.

• Fue inscrito extraordinariamente en su momento, en virtud a lo señalado en los artículos 2 y 3 del Decreto No. 583 de 1984, los artículos 5 y 6 de la Ley 61 de 1987, el artículo 22 de la Ley 27 de 1992 y las disposiciones que fueron declaradas inexequibles por la Sentencia C-030 de 1997.

b. Actualización.

Esta es una anotación que se realiza cuando el servidor inscrito en el RPCA cambia de empleo, bien sea por ascenso, traslado, incorporación con ocasión de la modificación de la planta de personal o por ajustes legales, reintegro por orden judicial, reincorporación, reubicación y ajuste de escala salarial.

c. Anotación por comisión para desempeñar un empleo de libre nombramiento y remoción o de periodo fijo

Cuando un servidor público con derechos de carrera se encuentra desempeñando una comisión en un empleo de libre nombramiento y remoción o de periodo fijo, se registra en el RPCA el inicio, la prorroga y la terminación de la misma, la cual no puede exceder el término máximo de 6 años.

d. Cancelación

Es la anotación, que se realiza por efectos de la pérdida de los derechos de carrera administrativa de los servidores públicos, ante la ocurrencia de cualquiera de las causales de retiro determinadas en las diferentes normas sobre carrera administrativa, que aplique para la fecha del suceso, así:

Los datos mínimos que deben incluirse en el RPCA, son:

• Nombres y apellidos del empleado

• Género

• Identificación

• Denominación del empleo, código, grado

• Jornada laboral

• Nombre de la entidad

• Tipo de inscripción

• No. de folios y No. de orden

• Fecha en la cual se presentó la novedad que se registra

• Fecha en la cual se efectuó la anotación.